sessão 0 · fundação · ~30 min de implementação, uma vez

Monte o seu gabinete

▸ colega

comecei a usar IA, mas toda conversa eu explico tudo de novo. ela não lembra nada.

▸ antonio

Ela não tem onde lembrar. Você abriu um assistente sem montar o gabinete — é contratar chefe de gabinete e não dar mesa, arquivo nem pasta.

Antes de qualquer técnica — antes do gate, antes da memória de feedback — existe a pergunta que quase ninguém responde para o gestor: onde cada coisa mora? As ferramentas têm nomes diferentes para tudo (memória, projetos, instruções, GPTs, skills…), e sem entender os conceitos você vira colecionador de conversas perdidas. A boa notícia: são só 4 andares, e eles existem em qualquer assistente.

Os 4 andares do gabinete (os conceitos, sem jargão)

1 · A constituição

vale em TODA conversa

Quem o assistente é para você e como deve trabalhar: seu papel, seu contexto profissional em 5 linhas, o formato que você quer (direto, com número, sem bajulação). Escreve uma vez, vale sempre.

// nomes nas ferramentas: Custom Instructions (ChatGPT) · Preferences/Styles (Claude) · não existe global no Copilot (vai por arquivo)

2 · A memória

persiste ENTRE conversas

O que o assistente sabe de duradouro: seus projetos, os critérios de quem te avalia, as lições que viraram regra. Regra de ouro: a fonte da verdade são ARQUIVOS SEUS (textos simples que você mantém), não a memória automática da ferramenta — arquivo você audita, corrige, leva para qualquer IA e não perde quando trocar de plano.

// memória automática existe (ChatGPT Memory, Claude memory) — trate como rascunho conveniente, não como arquivo-mestre

3 · As frentes (projetos)

vale num ASSUNTO

Um espaço por frente de trabalho — "projeto X", "pré-comitê", "time" — com os arquivos daquela frente anexados. Toda conversa aberta ali já nasce sabendo o contexto. É o que acaba com o "explicar tudo de novo".

// nomes: Projects (ChatGPT e Claude) · pastas no OneDrive + Notebooks (Copilot)

4 · As skills

capacidade nomeada, sob demanda

Uma skill é um prompt que virou capacidade empacotada: tem nome, tem gatilho ("quando usar") e tem o molde pronto — fechamento-do-dia, pré-comitê, triagem-da-segunda. A diferença para um prompt solto é o gatilho: skill registra QUANDO ela entra em cena, então você (ou o próprio assistente) a invoca na hora certa em vez de reescrever. A biblioteca deste site é seu kit inicial de skills.

// nomes: Skills nativas (Claude) · GPTs (ChatGPT) · agentes personalizados (Copilot) — e a forma universal: um arquivo por skill na sua pasta

E a conversa? É o térreo: descartável por desenho. Contexto de conversa acaba — e às vezes é isso que você QUER (os gates da sessão 01 exigem conversa limpa de propósito). Quem entende os andares para de sofrer com o térreo.

⚡ O passo a passo geral (30 min, uma vez — qualquer ferramenta)

O gabinete nasce fora da IA: uma pasta de arquivos de texto, sua, num lugar que você controla (computador, OneDrive, Drive). A ferramenta é visita; a pasta é a casa.

Crie a pasta gabinete/ com esta estrutura mínima:

▸ a estrutura da pasta (copie como checklist)

gabinete/ ├── perfil.md ← a constituição: quem sou, contexto, como quero respostas ├── skills/ ← 1 arquivo por skill: nome + quando usar + o molde │ ├── fechamento-do-dia.md │ ├── pre-comite.md │ └── triagem-da-segunda.md └── memoria/ ├── projetos.md ← 1 seção por projeto: objetivo, status, decisões, pendências ├── criterios/ ← 1 arquivo por pessoa-chave (molde na sessão 03) └── licoes.md ← o que deu errado e virou regra (uma linha por lição)

Escreva o perfil.md com o molde abaixo (10 min — e não precisa ficar perfeito: ele evolui).
Semeie a memória: preencha projetos.md com suas 2-3 frentes atuais (5 linhas cada) e crie o primeiro arquivo de critérios (o da pessoa mais importante para seus projetos — passo a passo completo na sessão 03).
Monte as frentes na sua ferramenta (seção seguinte): um projeto/espaço por frente, com os arquivos da pasta anexados.
Mantenha com 2 minutos por dia: no fim do dia, o que mudou vai para o arquivo certo (decisão → projetos.md · lição → licoes.md · feedback → criterios/). Memória sem ritual de atualização vira museu.

▸ molde do perfil.md (a constituição)

# Perfil — [seu nome] ## Quem sou (contexto profissional, 5 linhas) [papel, área, o que você lidera, os 2-3 projetos principais] ## Como quero que você trabalhe comigo - Direto e sem bajulação: se a minha ideia tiver furo, aponte o furo primeiro. - Número com fonte antes de opinião; quando não houver dado, diga "hipótese". - Respostas curtas por padrão; detalhe só quando eu pedir. - Termine análises importantes perguntando: "o que derrubaria esta conclusão?" ## Meu formato padrão para entregas [ex.: conclusão primeiro, no máximo 3 bullets de resumo, ações com dono e prazo] ## Nunca - Inventar dado ou citação. Prefira "não sei". - Assumir que concordo: discordância bem argumentada vale mais que aplauso.

▸ molde de uma skill (um arquivo por skill — comece com 3 da biblioteca)

# Skill: pre-comite ## Quando usar (o gatilho) Antes de qualquer entrega importante para alguém que decide: report para diretoria, proposta para patrocinador, plano para comitê. ## O que precisa estar à mão - O arquivo de critérios da pessoa (memoria/criterios/) - A entrega pronta (ou quase) ## O prompt [cole aqui o prompt 2 da sessão 03 — a análise adversarial com a memória] ## Registro de uso - [data] — [entrega] — [o que o ensaio pegou] # Skill usada 3+ vezes com ajuste manual = hora de atualizar o molde acima.

⚠ Regra que vale para tudo: dados sensíveis, de clientes ou da sua empresa só em ferramenta que a sua organização homologou. Na dúvida, pseudonimize — o gabinete funciona igual com "Projeto X" e "Diretor A".

Como montar em cada ferramenta

ChatGPT

// constituição → Custom Instructions · frentes → Projects · rotinas → GPTs ou rotinas.md · memória-mestre → seus arquivos

Constituição: Configurações → Personalização → Custom Instructions: cole o conteúdo do seu perfil.md nos dois campos (quem você é / como responder).
Frentes: crie um Project por frente e anexe os arquivos da pasta (projetos.md na frente geral; criterios/ no projeto "pré-comitê").
Memória automática: audite antes de confiar — rode o prompt de auditoria abaixo de tempos em tempos e apague o que estiver errado (Configurações → Personalização → Gerenciar memória).
Rotinas: para as 2-3 mais usadas, vale criar um GPT próprio com o molde embutido; para o resto, rotinas.md + colar resolve.

Claude

// constituição → Preferences · frentes → Projects (project knowledge) · rotinas → instruções do Project · memória-mestre → seus arquivos

Constituição: Settings → Preferences: cole o "como quero que você trabalhe comigo" do perfil.md.
Frentes: um Project por frente, com os arquivos no project knowledge.
Skills nativas (o jeito forte): nas Configurações → Capacidades → Skills (no claude.ai e no app Cowork), você sobe cada skill da sua pasta como pacote — nome + quando usar + molde. A diferença para colar prompt: o Claude ativa a skill sozinho quando o assunto surge. Sua pasta skills/ local segue sendo o original; o upload é a cópia instalada.
Disciplina de fonte da verdade: o arquivo local é o original; o project knowledge recebe cópia. Atualizou o local → re-suba.
Conversa limpa para gates: conversa nova FORA do projeto = revisor sem contexto, de propósito.

Microsoft Copilot

// constituição → perfil.md no OneDrive (referenciado) · frentes → pastas OneDrive · rotinas → prompts salvos (Copilot Lab) · memória-mestre → seus arquivos

Constituição: não há instruções globais — guarde o perfil.md no OneDrive e abra conversas importantes referenciando-o (anexe ou aponte com / + nome do arquivo): "trabalhe conforme meu perfil.md".
Frentes: a pasta gabinete/ inteira mora no OneDrive corporativo (permissão só sua); nas conversas, referencie os arquivos da frente com /.
Rotinas (o jeito forte): crie um agente personalizado. No M365 Copilot → Criar agente (agent builder): cole o perfil.md nas instruções e aponte o conhecimento para a pasta gabinete/ no OneDrive/SharePoint. Um agente "gabinete" resolve dois andares de uma vez — a constituição que o Copilot não tem globalmente E as rotinas embutidas. Dá até para um agente por rotina crítica (ex.: "pré-comitê").
Skills chegaram ao Copilot (novidade de 2026): a Microsoft adotou o mesmo conceito — Agent Skills, instruções reutilizáveis que o Copilot carrega quando o assunto surge (já nativas no GitHub Copilot/Visual Studio, e no M365 via agentes e as Business Skills). Na prática: os arquivos da sua pasta skills/ entram como skills do seu agente — mesmo formato, mesmo gatilho de "quando usar".
Fallback: organização sem agentes liberados (controle do admin)? Os prompts salvos + a pasta skills/ aberta ao lado resolvem até liberar.
Vantagem única: o Copilot colhe dentro do ambiente — "liste as decisões dos e-mails do projeto X este mês" alimenta o projetos.md sem caça manual.

Nota: por ser homologado pela empresa e respeitar suas permissões, o Copilot é onde dados internos podem viver com nome real — os OUTROS andares é que talvez precisem de pseudônimo, se você replicar os arquivos em ferramenta pessoal.

▸ prompt de auditoria da memória automática (rode 1x por mês)

Liste TUDO o que você tem registrado na sua memória sobre mim — item por item, sem resumir. Para cada item, vou responder: manter, corrigir ou apagar. Não adicione nada novo à memória durante esta conversa.

Como saber se funcionou

O teste é um só: abra uma conversa nova na frente certa e peça algo real sem explicar contexto nenhum. Se o assistente já sabe quem você é, em que projeto está e como você quer a resposta — o gabinete existe. O segundo sinal vem em duas semanas: você percebe que parou de digitar o mesmo parágrafo de contexto todo dia.

Onde isso quebra

Gabinete-museu. Montou, nunca mais atualizou — em um mês a memória mente com confiança. Os 2 minutos do fim do dia não são opcionais; são o sistema.
Confiar na memória automática como mestre. Ela registra o que ELA acha relevante, mistura assuntos e não avisa o que guardou. Rascunho conveniente, sim; fonte da verdade, nunca. Audite mensalmente.
Espalhar sem original. Um pedaço no ChatGPT, outro no Copilot, nada batendo. A pasta local é o original único; ferramentas recebem cópia. Trocar de IA deve custar minutos — se custar mais, o gabinete pertence à ferramenta, não a você.

Gabinete montado? As sessões seguintes o colocam para trabalhar: decisão com gates · memória de feedback · e o mapa completo.

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